\section{Zero-E-Mail}

Bei einer Suche im Internet nach dem Begriff "`Zero EMail"' stößt man
auf die Firma Atos. Atos ist ein französischer IT-Dienstleister der selbst eine
Zero E-Mail Strategie verfolgt und damit auch öfters in der IT-Fachpresse wie
golem.de erscheint. \cite{atosgolem} \cite{atoszeroemail} Atos verfolgt die Strategie
die interne E-Mail-Kommunikation durch neue Kommunikationsmittel wie soziale
Medien komplett zu ersetzen und somit die Informationsflut zu bewältigen, dieses
Vorgehen wird mit Zero-E-Mail Strategie bezeichnet.

Der Begriff Zero-E-Mail wird im folgenden ebenso genutzt. Das heißt er bezieht sich
auf die firmeninterne Kommunikation über das Medium E-Mail. Eine Zero-E-Mail
Strategie versucht demnach einen oder mehrere Geschäftsprozesse derart zu gestalten
, dass keine E-Mails zur Kommunikation eingesetzt werden. Die Kommunikation soll
dabei nicht unterbunden werden. Es treten jedoch andere Werkzeuge anstelle der 
E-Mail zur Kommunikation auf. Die Kommunikation zu externen Geschäftspartnern
und Kunden ist von der Zero-E-Mail Strategie nicht betroffen und kann weiterhin
über E-Mails geführt werden.

\section{Ist-Analyse}

Im folgenden wird eine Ist-Analyse durchgeführt. Sie beschreibt den
für die Zero-E-Mail Strategie vorgesehenen Geschäftsprozess und die dafür derzeit
genutzten Werkzeuge beziehungsweise Kommunikationswege. Anschließend werden die
vorhandenen Softwarewerkzeuge und eine kurze Beschreibung dieser aufgelistet.

\subsection{Auswahl eines Geschäftsprozesses}

Eine umfassende firmeninterne Zero-E-Mail Strategie kann nicht AdHoc umgesetzt
werden. Laufende Prozesse müssten dazu unterbrochen werden und reibungsfrei
auf die neuen Medien umgezogen werden. In einer Firma wie der E.G.O. mit 
verschiedensten Abteilungen und Produktionsstätten ist dies nicht denkbar
und muss Schrittweise erfolgen. Anderenfalls kann es zu Produktionsausfällen
kommen, die unbedingt zu vermeiden sind.

Ein Geschäftsprozess der sich als erster Schritt für die neue Zero-E-Mail
Strategie anbietet ist die unternehmensweite Informierung über firmeninterne
Änderungen, der interne "`Newsletter"'. Dieser Prozess ist relativ abgekoppelt zum täglichen
Arbeitsablauf und führt somit zu keinem kritischen Zustand bei einer Umstellung.
Die Änderung in diesem Prozess gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit sich mit
dem neuen genutzten Medium vertraut zu machen. Gleichzeitig suggeriert die
Geschäftsleitung damit den Mitarbeitern dass eine Veränderung im Bereich 
Kommunikation stattfinden wird.

\subsection{Prozess Interne Informierung}

Der betrachtete Geschäftsprozess, die Informierung der Mitarbeiter über
firmeninterne Veränderungen, findet derzeit in einer konservativen Art statt. 
Um eine Neuigkeit zugänglich zu machen setzt der Ersteller, z.B. die Geschäftsführung, 
einen Brief mit dem entsprechenden Inhalt auf und versendet diesen
im PDF Format per E-Mail an die Führungskreisebene 1. Von dort wird diese Nachricht,
wieder per E-Mail nach unten bis in die unterste Organisationsschicht
weitergeleitet. Der Hintergrund dieser aufwändigen Informationsverbreitung liegt 
darin, dass es Bereiche mit Mitarbeitern gibt die keinen direkten Zugang zu einem
PC haben. In solch einem Fall wird die angehängt Datei vom Bereichsleiter ausgedruckt
und an das schwarze Brett ausgehängt.

Der Inhalt der Newsletter informiert über die folgenden Themen:

\begin{itemize}
	\item Organisatorische/Strukturelle Änderungen
  \item Personelle Besetzungen
  \item Internes Management System
  \item Mitarbeiter Zu-/Abgänge
  \item Interne Stellenangebote
  \item Mediale Auftritte des Unternehmens
  \item Engagnement im sozialen Bereich
  \item Weiteres
\end{itemize}

Diese Art Neuigkeiten an Mitarbeiter weiterzuleiten erzeugt bei den Erstellern 
einen Initialaufwand, das Aufsetzen des Briefs. Anschließend weiteren Bearbeitungsaufwand bei jedem
Knotenpunkt, der die Nachricht zu den entsprechenden Empfängern weiterleiten 
muss. Anschließend findet sich die Nachricht bei jedem, sofern im Verteiler
aufgenommenen, Mitarbeiter wieder. 
  
\begin{figure}[htbp]
	\centering
		\includegraphics[height=0.55\textwidth, angle = {0}]{gfx/PAP_InfoMail.pdf}
	\caption{Ablaufplan bei Empfang einer Info E-Mail}
	\label{fig:pap_infomail}
\end{figure}

\newpage

\subsection{Softwarewerkzeuge}

Die E.G.O. setzt eine Vielzahl verschiedener Softwarewerkzeuge zur Kommunikation und Kollaboration
ein. Der Einsatz dieser Tools verhält sich jedoch sehr unterschiedlich und abteilungsabhängig.
 Einige Tools waren lange Zeit nur bestimmten Positionen zugeteilt, so zum Beispiel
wurde früher PLM lediglich für technische Zeichnungen verwendet. Inzwischen dient es
als Tool zur Versionierung verschiedenster Dokumente. 

Liste der Softwarewerkzeuge zur Kommunikation:

\begin{itemize}
  \item IBM Lotus Notes (E-Mail) 
  \item IBM Lotus Notes (Instantmessenger)
  \item IBM Connections (Social Software)
  \item Intranet News mit Kommentarfunktion
  \item Intranet Forum  
\end{itemize}
 
Liste der Softwarewerkzeuge zur Kollaboration:

\begin{itemize}
  \item IBM Lotus Quickr (Dateiablagesystem)
  \item IBM Connections
  \item PLM (Versionierung)
  \item PSNext (Projektierungstool)
  \item Subversion (Versionierung)
  
\end{itemize}

%Die vorhandenen Tools weisen in ihrer Funktion Redundanzen auf.  


\section{Lösungsansatz}

Im beschriebenen Szenario sollte es möglich sein ohne größere Komplikationen eine
Zero E-Mail Strategie für den internen Newsletter umzusetzen. Als passende Social Software
hierfür würde sich IBM Connections anbieten. Es bietet die Möglichkeit, dass jeder
Mitarbeiter sich über ein eigenes Profil einloggen kann. Der Newsletter kann
von der Profilseite des Unternehmens als Beitrag erstellt werden. Jeder Mitarbeiter
kann dem Unternehmen folgen und somit eine Benachrichtigung über das System bekommen
falls Neuigkeiten anstehen. Zusätzlich wäre es den Mitarbeitern möglich Neuerungen
direkt zu kommentieren und diskutieren, zu "`liken"' oder zu verlinken in ihren eigenen Blogs.  

Der Prozess zur Erstellung einer Nachricht würde sich nur marginal ändern und wenig
Umgewöhnung benötigen. Die Erstellung der Nachricht sollte direkt in IBM Connections
stattfinden. Ebenso muss die Möglichkeit vorhanden sein die Nachricht als formatierten
Geschäftsbrief zu drucken um sie Mitarbeitern über das schwarze Brett zugänglich zu machen,
falls diese keinen Zugang zu Connections haben. Soweit bekannt ist diese Möglichkeit
direkt von IBM Connections aus möglich.

Das E-Mail Aufkommen würde sich damit um die    


\begin{figure}[htbp]
	\centering
		\includegraphics[width=1\textwidth, angle = {0}]{gfx/SocialNews.pdf}
	\caption{Newsletter im Social Software Umfeld}
	\label{fig:pap_infomail}
\end{figure}



















Lösungsansatze:
	- Einsatz von Social Software
		- Broadcasts per Blogs (pull anstatt push)
		 -> Übersichtlichkeit, Standartisierter Look 
		- Multicasts wie Projektkommunikationen in Blogs (Historie einsehbar)
		- Wissensammlungen und Projektdokumentationen in Wikis (Links auf Dateien etc)

Abgrenzung und Vorgehensweise:
	- Erster Schritt bei Unternehmensweiter Infomierung;
		-> Kein Einschnitt in die aktuellen Arbeitsabläufe
		-> Dadurch Messung vorher nacher möglich 

Globale Informationen:
	- Geschäftsentscheidungen
	- neue Mitarbeiter
	- Geschäftsprozesse
	- ehemalige Mitarbeiter

Aktueller Stand:
	- Email an Verteiler für gesamten Standort
	- Platform für Social Software vorhanden (IBM Connections, Lotus)
	

Vorschlag:	
	- Blog benutzen; Neuigkeiten werden "`ausgehängt"' vgl mit dem schwarzen Brett
	- Email Benachrichtigungen bei Bedarf (innerhalb einer Woche kein Login auf den Blog, dann Email mit Status Update)
	- Blog bietet die Möglichkeit der Diskussion und Feedback sofern erwünscht. 
